OPERATRICE CULTURALE e GRAFICA • CONSULENTE e REDATTORE EDITORIALE

Come scrivere un’email perfetta?

27 Luglio, 2020

A fronte di una generazione che prosegue a rimpiangere il fascino senza tempo della lettera scritta a mano, per molti altri l’email può sembrare un mezzo di comunicazione superato se paragonato ad applicazioni quali whatsapp, messenger, telegram, webchat…
È bene differenziare i due sistemi di comunicazione che prevedono utilizzi e modalità differenti. Per semplificare, riferendoci a strumenti tecnologici più datati, potremmo paragonare:

  • email (posta elettronica) ➝ lettera
  • whatsapp, messenger… (messaggistica istantanea) → telefonata

I CAMPI DA COMPILARE IN UNA EMAIL

Intestazione

  • A/To ➝ Inserisci l’indirizzo email del tuo destinatario. Puoi inserire anche più destinatari, separando gli indirizzi con una virgola [tutti gli indirizzi email vanno sempre scritti con carattere minuscolo]
  • Cc ➝ Copia conoscenza – Inserisci gli indirizzi delle persone che vuoi mettere a conoscenza del messaggio, ma che non sono i destinatari diretti. Queste persone non saranno tenute necessariamente ad una risposta.
  • Ccn ➝ Copia conoscenza nascosta – Le persone messe in Ccn riceveranno il messaggio, ma i loro indirizzi non saranno visibili né dai destinatari né dalle persone in Cc. Utilizza questo campo per proteggere i dati e la privacy dei tuoi interlocutori, ad esempio nel caso di una newsletter. Gli indirizzi delle persone inserite in Ccn saranno visibili solo da te.
  • Da ➝ Scegli il tuo indirizzo email più appropriato. Per uso privato puoi utilizzare come nome utente anche un soprannome; viceversa in campo lavorativo è bene usare un indirizzo: nome.cognome prima della @

Priorità

Alcuni client di posta elettronica permettono di impostare dei livelli di priorità, che puoi utilizzare per segnalare l’importanza del tuo messaggio. Ognuno ritiene che il suo messaggio sia il più importante ma in realtà chi decide l’effettiva priorità è il destinatario.
Per questo motivo, ti consiglio di utilizzare questa funzione solo in caso di effettiva urgenza: al destinatario potrebbe non fare piacere scoprire che un messaggio segnato da te come prioritario in realtà non era poi così importante.

Oggetto

Le parole inserite in questo campo sono quelle che vengono lette per prime. L’oggetto deve essere chiaro e esplicativo, in modo che il destinatario possa definire la priorità del tuo messaggio. Questo non significa scrivere un intero riassunto del messaggio né una descrizione troppo concisa del tipo “Una domanda”, “Un favore” o “Appuntamento?”. Chiarisci subito nel campo dell’oggetto di cosa tratterà il messaggio, in modo chiaro e sintetico.

  • Oggetto predefinito: in alcuni casi l’oggetto da inserire è specificato nelle istruzioni per l’invio della mail. Per l’iscrizione ad un concorso, per esempio, o una richiesta di informazioni ad un ufficio particolare, oppure per l’annullamento di un servizio. È necessario attenersi alle indicazioni fornite, pena l’invalidità del messaggio.

Struttura del testo

Se la messaggistica istantanea, trattandosi di una forma di comunicazione sincrona, permette un linguaggio meno accurato, la scrittura di un’email prevede alcune regole strutturali indispensabili alla sua efficacia.

  • Individuare il tono appropriato
    Quale rapporto hai con il destinatario? Qual’è il contesto della tua missiva?
    Alcuni modi di dire perfettamente comprensibili in una cerchia di amici e/o conoscenti, potranno risultare incomprensibili ad un estraneo e creare persino equivoci poco graditi. Allo stesso modo, un lessico più o meno informale, dipenderà dalla confidenza reciproca.
  • Lunghezza del testo
    È fondamentale che il tuo testo contenga tutte le informazioni necessarie nel minor spazio possibile. Molte persone ricevono giornalmente un grandissimo numero di email e la loro lettura richiede tempo. Spesso vengono lette su smartphone e/o tablet: il tuo destinatario dovrebbe scorrere il meno possibile lo schermo per la sua lettura. Il messaggio dovrà essere breve e conciso, privo di informazioni non necessarie, arrivando direttamente al punto: in questo modo sarà accolto favorevolmente. Allo stesso tempo la forma espressiva deve essere chiara ed esauriente.
  • Grammatica ed ortografia
    Oggi utilizziamo la posta elettronica molto più spesso rispetto a qualche anno fa, e nelle circostanze più svariate. Ti capiterà di scrivere un’email in autobus o in treno. In queste situazioni è facile commettere errori di distrazione, ma questo non giustifica errori di battitura, sintattici o grammaticali. Attenzione alla punteggiatura: una serie di punti esclamativi per dare enfasi ad una frase, sono orribili ed inopportuni. Rileggere e verificare la correttezza di quello che si è scritto esprime anche rispetto nei confronti del destinatario, per non fargli perdere tempo nel tentativo di decifrare un messaggio pieno di errori. Strutturare il testo in paragrafi brevi, lo renderà di più immediata comprensione.
  • Formattazione grafica
    Ti consiglio di utilizzare il carattere predefinito, arricchendolo con grassetto, corsivo o sottolineatura. La stessa dimensione dei caratteri ed un unico colore renderanno il tuo testo più elegante. Limita l’uso delle abbreviazioni a quelle comunemente utilizzate nella stesura di un qualsiasi altro testo.
    SI a:
    q.b. ➝ quanto basta
    c.v.d. ➝ come volevasi dimostrare
    etc. o ecc. ➝ eccetera
    NO a:
    cmq, tvb, xché…

Contenuto del testo

Inizia la tua email con una delle seguenti forme d’apertura, in base al grado della formalità:

  • Egregio, Spettabile ➝ è l’appellativo più formale. Usalo rivolgendoti a persone che non conosci, soprattutto se di grado superiore.
  • Gentile ➝ meno formale del precedente, è il più utilizzato in campo lavorativo. Usalo per mantenere un tono neutro, senza troppa riverenza.
  • Caro/a, Carissimo/a ➝ lo utilizzerai quando scrivi ad un amico o conoscente con cui hai instaurato un tono confidenziale, reiterato nel tempo.
  • Buongiorno, Buonasera, Salve ➝ sono formule sempre più utilizzate recentemente: educate e, allo stesso tempo, non troppo artificiose.

Dopo l’appellativo, seguito dal nome (nome e cognome, in caso formale) della persona a cui ti rivolgi, inserisci una virgola e vai a capo.
A questo punto presentati, se ti stai rivolgendo per la prima volta ad un interlocutore sconosciuto, altrimenti passa subito alla parte propositiva. Evita frasi quali: Le scrivo per… o Volevo domandarti… Sono inutilmente prolisse. Ricordi l’importanza della sintesi? Passa subito al dunque.
Cura il tuo linguaggio: usa termini accurati ma non inutilmente ricercati e desueti; evita le ripetizioni.

Per terminare, usa una delle seguenti formule:

  • In attesa di riscontro, distinti/cordiali saluti chiusura formale
  • Buona giornata, Buon proseguimento, Buon weekend… chiusura informale
  • Un abbraccio, A presto, Un caro saluto, Non vedo l’ora di rivederti, Saluta i ragazzi da parte mia… chiusura confidenziale

RICORDA: la tua email non è il luogo più appropriato per inserire slogan e/o citazioni.

Allegati

Nel caso di uno o più allegati, sarà bene citarli in un elenco, prima dei saluti. Molte persone, infatti, non si accorgono dei file allegati e non li scaricano. Preferisci il formato .pdf per i tuoi file (saranno leggibili da chiunque, mantenendo la stessa formattazione) e dimensioni ridotte: non dovrebbero mai superare il limite di 5Mb. I file vanno sempre inseriti dopo la firma.

La firma

Non sottovalutarne l’importanza, darà quel tocco di classe che può fare la differenza. Puoi formattare la tua firma in HTML per un aspetto grafico più gradevole.

  • Confidenziale ➝ puoi accompagnare il tuo nome con la miniatura di una fotografia; a tuo piacimento puoi utilizzare le tue iniziali. Inserisci anche il tuo recapito telefonico: sarà un comodo promemoria immediato per il tuo destinatario.
  • Formale ➝ devi firmare con nome e cognome completo. Potrai inserire accanto la miniatura di una tua fotografia o un piccolo logo. Se rappresenti un’azienda o un ente, dovrai inserire anche il nome dell’azienda e il ruolo da te ricoperto. È necessario aggiungere tutti i tuoi recapiti: numero di telefono, email, sito web, link ai contatti social. Ogni recapito può essere preceduto o sostituito (nel caso di contatti social) da un’icona.

Messaggio di risposta

Nel caso l’email originaria contenga più destinatari, puoi selezionare fra Rispondi a tutti o Rispondi al mittente. Pensa se la risposta interessa tutti i destinatari: è antipatico ricevere un alternarsi di risposte che non ci interessano individualmente.

L’oggetto sarà lo stesso dell’email originaria, preceduto da Re: Questa dicitura ha la finalità di indicare al destinatario che il messaggio è una risposta al messaggio originale. Se il destinatario risponde per una seconda volta comparirà invece Re: Re: e così via per ogni risposta. Per fare un po’ d’ordine conserva un solo Re:. È sufficiente ad indicare che si tratta di una risposta.

Questione analoga per quanto riguarda il testo citato appartenente alla email originale. In conversazioni particolarmente lunghe possono venirsi a creare veri e propri “mostri di testo”, composti da testi citati l’uno sull’altro. Anche in questo caso può essere una buona idea fare un po’ d’ordine di tanto in tanto, facendo però attenzione a non cancellare informazioni importanti, soprattutto se ti riferisci direttamente a esse nella risposta.

____________________________

A questo punto hai tutte le informazioni necessarie per la stesura perfetta della tua email.

Se ti sembra un’operazione troppo complicata, puoi rivolgerti al mio studio [studio@marialberti.it]. Sarò disponibile per comporre la tua email nel modo migliore e creare la tua firma che potrai utilizzare anche nei tuoi messaggi futuri.

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Il suo nome completo è Serena Dandini de Sylva.
Dopo aver ideato e presentato numerosi programmi televisivi come La tv delle ragazzeAvanziPippo Chennedy Show e L’ottavo nano, dal 2004 conduce su RaiTre il talk show Parla con me.
Inoltre dal 2001 è Direttore artistico del Teatro Ambra Jovinelli di Roma.
Il suo esordio letterario è Dai diamanti non nasce niente. Storie di vita e di giardini edito da Rizzoli nel 2011; del 2013 Ferite e morte un libro sulla violenza contro le donne (Rizzoli); del 2015 è il suo primo romanzo, Il futuro di una volta e del 2016 Avremo sempre Parigi. Passeggiate sentimentali in disordine alfabetico; del 2018 è Il catalogo delle donne donne valorose, una raccolta di biografie di donne passate alla storia per il loro coraggio.
Precedentemente sono stati pubblicati in dvd gli spettacoli Amo con Neri Marcorè (Rizzoli 2006) e Lorenzo e la maturità con Corrado Guzzanti (Rizzoli 2005).

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Matteo Bussola è nato a Verona nel 1971. Laureato in Architettura, Fumettista. Lavora con diverse case editrici di fumetti, italiane e straniere: Eura Editoriale (oggi Aurea), Star Comics, Soleil e Humanoides Associés. Nel 2011, insieme a Paola Barbato, crea il web-comic Davvero, poi pubblicato sotto il marchio Star Comics. Nel 2012 collabora con Sergio Bonelli Editore, entrando a far parte dello staff di disegnatori della serie Adam Wild. Tiene una rubrica settimanale su Robinson dal titolo Storie alla finestra, e conduce con Federico Taddia, su Radio 24, il programma settimanale sul ruolo dei nuovi padri, I padrieterni.
Il suo primo libro, Notti in bianco, baci a colazione è del 2016 per Einaudi. Seguono: Sono Puri i loro sogni. Lettera a noi genitori sulla scuola (2017), La vita fino a te (2018) e L’invenzione di noi due (2020). Nel 2021 ha pubblicato, con Salani, il libro per ragazzi Viola e il Blu.

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Ilaria Tuti vive a Gemona del Friuli, in provincia di Udine. Appassionata di pittura, nel tempo libero ha fatto l’illustratrice per una piccola casa editrice. Il thriller Fiori sopra l’inferno, edito da Longanesi nel 2018, è il suo libro d’esordio. Il secondo romanzo, Ninfa dormiente, è del 2019. Entrambi vedono come protagonisti il commissario Teresa Battaglia, uno straordinario personaggio che ha conquistato editori e lettori in tutto il mondo, e soprattutto la terra natia dell’autrice, la sua storia, i suoi misteri. Con Fiore di roccia (2020), e attraverso la voce di Agata Primus, Ilaria Tuti celebra un vero e proprio atto d’amore per le sue montagne, dando vita a una storia profonda e autentica. Nel 2021, con Luce della notte, torna alle storie di Teresa Battaglia. Del 2021 è anche la nomina di Ninfa dormiente agli Edgar Awards.

Francesco Dimitri

Francesco Dimitri (1981) è un romanziere e saggista italiano che da diversi anni vive a Londra. Scrive, collabora con riviste, agenzie di comunicazione e blog. Si occupa anche di storytelling per il business e di corporate training. In Italia il suo Pan (Marsilio, 2008) è stato definito un caso letterario. Con la casa editrice Salani ha pubblicato Alice nel paese della vaporità (2010) e L’età sottile (2013). Nel 2019 è uscito Il potere della meraviglia (Bur). Insegna alla School of Life di Alain de Botton.

Rebecca Fleet

Rebecca Fleet ha studiato a Oxford e lavora nel marketing. Vive a Londra. L’ospite crudele (Longanesi 2019) è stato il suo romanzo d’esordio, seguito nel 2021 da La seconda sposa.

Donatella Di Pietrantonio

Donatella vive a Penne, in Abruzzo, dove esercita la professione di dentista pediatrico.
Ha esordito con il romanzo Mia madre è un fiume (Elliot 2011, Premio Tropea). Per Einaudi ha pubblicato L’Arminuta (2017 e 2019), vincitore del Premio Campiello 2017 e Bella mia, con cui ha partecipato al Premio Strega 2014 e ha vinto il Premio Brancati e il Premio Vittoriano Esposito Città di Celano.

Enrica Mambretti

Enrica affronta la vita sempre con grande intensità. La passione per gli animali l’ha portata a svolgere la professione di medico veterinario. Ama viaggiare e camminare. Da sola ha percorso circa 1.000 km a piedi sul cammino di Santiago. La scrittura è da sempre una sua passione e le sue opere sono state premiate in numerosi concorsi e pubblicate in diverse antologie. Ha pubblicato “In cammino verso Santiago” (2015), “Paso Doble” (2017), “Limpida è la notte” (2019, vincitore di diversi premi), “Come nuvole innamorate” (2020, Premio Giovane Holden).

Timothy Schaffert

Timothy è cresciuto in una fattoria nel Nebraska e ora vive a Omaha. Autore acclamato da pubblico e critica oltreoceano, insegna scrittura creativa e letteratura inglese all’Università di Nebraska-Lincoln.

Katherine Slee

Katherine si è laureata in storia moderna alla Oxford University. Ha lasciato il caotico mondo della finanza per dedicarsi alla famiglia e alla scrittura. Adora Star Wars, la Francia e il gelato. Il manoscritto delle nuove promesse è il suo romanzo d’esordio.

Silvano Zecchin

Silvano è nato a Pontecchio Polesine nel 1952, un piccolo centro contadino della provincia di Rovigo. Dal 1969 risiede a Rivoli Torinese.
Nel 2018 pubblica l’antologia personale Le mie parole per Semen Editore. Attualmente dirige un laboratorio di poesia all’UniTre di Rivoli Torinese.

Marco Giangrande

Marco (1970), salentino d’origine, napoletano di formazione, una laurea in Economia suo malgrado. Una seconda, in cantiere, in Storia Contemporanea. Vive e lavora a Milano da troppo tempo, trascorre le sere a studiare appassionatamente Colonialismo e Guerra Fredda, le notti a scrivere storie di innocenti evasioni e le estati a coltivare la sua passione più invereconda: massacranti viaggi low cost verso improbabili luoghi del Sud del mondo, trascinando con sé una moglie misteriosamente ancora entusiasta e tre figli oramai rassegnati. Che male c’è è il suo romanzo d’esordio.

Marco Balzano

Marco è nato a Milano nel 1978, dove vive e lavora come insegnante di liceo. Ha esordito nel 2007 con la raccolta di poesie Particolari in controsenso. Nel 2008 è uscito il saggio I confini del sole. Leopardi e il Nuovo Mondo. Il suo primo romanzo è Il figlio del figlio, tradotto in Germania presso l’editore Kunstmann.
A questo primo romanzo hanno fatto seguito Pronti a tutte le partenzeL’ultimo arrivato, con il quale vince nel 2015 il premio Campiello. Altre pubblicazioni con Einaudi: Resto qui (2018), Le parole sono importanti (2019) e Quando tornerò (2021). 

Viola Di Grado

Viola è nata a Catania nel 1987. Il suo primo romanzo, Settanta acrilico trenta lana, pubblicato a 23 anni, ha vinto il premio Campiello Opera Prima, il premio Rapallo Carige Opera Prima ed è stato finalista al premio Strega. Il suo secondo romanzo, Cuore Cavo, è stato finalista all’International DUBLIN Literary Award, ai PEN Translation Awards e agli IPTA Awards. Le sue opere sono tradotte in dodici paesi. Nel 2016 pubblica Bambini di ferro. Nel 2019 ha pubblicato Fuoco al cielo, vincitore del premio Viareggio Selezione della Giuria. Viola si è laureata in lingue orientali a Torino. Ha viaggiato in Cina e Giappone e si è specializzata in filosofia cinese a Londra. Fame blu è il suo nuovo romanzo. I suoi libri sono tradotti in diversi paesi.

Antonio Manzini

Antonio, attore e sceneggiatore, romano (allievo di Camilleri all’Accademia Nazionale d’Arte Drammatica), ha esordito nella narrativa con il racconto scritto in collaborazione con Niccolò Ammaniti per l’antologia Crimini.
Del 2005 il suo primo romanzo, Sangue marcio (Fazi).
Con Einaudi Stile libero ha pubblicato La giostra dei criceti (2007).
Un suo racconto è uscito nell’antologia Capodanno in giallo (Sellerio 2012).
Del 2013, sempre per Sellerio, ha pubblicato il romanzo giallo Pista Nera. Secondo episodio della serie: La costola di Adamo (Sellerio 2014).
Nel 2015 pubblica Non è stagione (Sellerio), Era di maggio (Sellerio) e Sull’orlo del precipizio (Sellerio). Del 2016 è Cinque indagini romane per Rocco Schiavone (Sellerio). Altri suoi romanzi pubblicati con Sellerio sono: 7-7-2007 (2016), Pulvis et umbra (2017), La giostra dei criceti (2017), L’anello mancante, Cinque indagini di Rocco Schiavone (2018), Fate il vostro gioco (2018), Rien ne va plus (2019), Ogni riferimento è puramente casuale (2019), Gli ultimi giorni di quiete (2020), Vecchie conoscenze (2021) e Le ossa parlano (2022).

Clara Sánchez

Clara è l’unica scrittrice ad aver vinto con i suoi romanzi i tre più importanti premi letterari spagnoli: il premio Alfaguara con La meraviglia degli anni imperfetti, il premio Nadal con Il profumo delle foglie di limone, bestseller che ha venduto un milione di copie, in cima alle classifiche di vendita per anni, e il premio Planeta con Le cose che sai di me. In Italia sono tutti pubblicati da Garzanti, insieme a La voce invisibile del vento, Le mille luci del mattinoEntra nella mia vita, La forza imprevedibile delle parole, L’amante silenziosoL’estate dell’innocenza e l’attesissimo seguito del ProfumoLo stupore di una notte di luce. Nel 2018 ha partecipato con un racconto all’antologia su madri e figli.

Pietro Nicolaucich

Pietro disegna fin da piccolo e da grande ne fa un mestiere. Vive tra i boschi del Friuli, dove scrive romanzi, racconti, poesie e libri per bambini. Ha vinto la XX edizione del Premio Fabrizio De André per la poesia.

Sandi Ward

Sandi è nata in Massachusetts e ora vive in New Jersey con la famiglia e la sua gatta nera, Winnie. Ha studiato scrittura creativa alla New York University e lavora come copywriter in un’agenzia pubblicitaria. Il gatto che soffiava via la tristezza è il suo romanzo d’esordio.

Emanuela Pulvirenti

Emanuela è un architetto e dottore di ricerca in Fisica Tecnica Ambientale con specializzazione in illuminotecnica. È anche insegnante di storia dell’arte. Nel 2001 ha fondato uno studio tecnico che cura l’illuminazione di musei, chiese e aree archeologiche. Ha scritto e curato diverse pubblicazioni e ha insegnato light design in diverse istituzioni universitarie. Nel 2011 ha aperto il blog Didatticarte, diventato, negli anni, uno dei siti di divulgazione artistica più seguiti in Italia. Per questa sua attività ha anche ricevuto dei premi e spesso viene invitata a tenere lezioni di arte in tv, nei webinar, negli incontri dedicati. Pubblica libri scolastici di storia dell’arte per Zanichelli.

Eshkol Nevo

Eshkol Nevo è nato a Gerusalemme nel 1971. Ha trascorso l’infanzia tra Israele e gli Stati Uniti per poi completare il suo percorso di studi a Tel Aviv. Inizialmente ha intrapreso la carriera di pubblicitario, poi abbandonata per dedicarsi alla letteratura. Inizia a pubblicare nel 2001 ma la notorietà arriva nel 2004 con il romanzo a più voci Nostalgia. Altri suoi romanzi sono La simmetria dei desideriNeulandSoli perduti e altri. Oggi insegna scrittura creativa in diverse istituzioni.  È risultato vincitore di diversi premi letterari in svariati luoghi del mondo. Il romanzo Tre piani ha ispirato Nanni Moretti nell’omonimo film, presentato a Cannes nel 2021.

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Pedro Almodóvar

Pedro Almodóvar (1957) è regista, sceneggiatore e produttore cinematografico. A partire dal suo esuberante ingresso nel mondo del cinema nel corso degli anni ­Ottanta con film iconici come Donne sull’orlo di una crisi di nervi, fino a Madres paralelas del 2021, si è affermato come una delle voci più originali e apprezzate del cinema europeo. L’impatto del suo lavoro nella definizione culturale della Spagna post franchista è universalmente riconosciuto, e nel 2016 il MoMa di New York gli ha dedicato un’ampia retrospettiva. Con i suoi film ha vinto numerosi premi, tra cui due Oscar, cinque premi BAFTA, due Golden Globe, altrettanti Emmy Awards e premi del Festival di Cannes, oltre a sei Goya. Nel 2019 è stato insignito del Leone d’Oro alla carriera nell’ambito della Mostra del Cinema di Venezia.

Ezio Forsano

Ezio Forsano è scrittore, sceneggiatore e regista. Scrive per diverse testate giornalistiche e su svariati blog. Si sta preparando ad allestire una scuola di recitazione per ragazzi: sua enorme aspirazione vista la passione per il teatro, da sempre radicata in lui. Legato e affascinato dal poeta Ovidio e dalle sue opere, a tal punto che esse diventano pura forza ispiratrice. Al suo nobile concittadino dedica e scrive oltre venti monologhi e tre opere teatrali. Riconoscimenti letterari ottenuti in concorsi a Napoli, Genova, Agrigento, Taranto, Avellino.

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