A fronte di una generazione che prosegue a rimpiangere il fascino senza tempo della lettera scritta a mano, per molti altri l’email può sembrare un mezzo di comunicazione superato se paragonato ad applicazioni quali whatsapp, messenger, telegram, webchat…
È bene differenziare i due sistemi di comunicazione che prevedono utilizzi e modalità differenti. Per semplificare, riferendoci a strumenti tecnologici più datati, potremmo paragonare:
- email (posta elettronica) ➝ lettera
- whatsapp, messenger… (messaggistica istantanea) → telefonata
I CAMPI DA COMPILARE IN UNA EMAIL
➤ Intestazione
- A/To ➝ Inserisci l’indirizzo email del tuo destinatario. Puoi inserire anche più destinatari, separando gli indirizzi con una virgola [tutti gli indirizzi email vanno sempre scritti con carattere minuscolo]
- Cc ➝ Copia conoscenza – Inserisci gli indirizzi delle persone che vuoi mettere a conoscenza del messaggio, ma che non sono i destinatari diretti. Queste persone non saranno tenute necessariamente ad una risposta.
- Ccn ➝ Copia conoscenza nascosta – Le persone messe in Ccn riceveranno il messaggio, ma i loro indirizzi non saranno visibili né dai destinatari né dalle persone in Cc. Utilizza questo campo per proteggere i dati e la privacy dei tuoi interlocutori, ad esempio nel caso di una newsletter. Gli indirizzi delle persone inserite in Ccn saranno visibili solo da te.
- Da ➝ Scegli il tuo indirizzo email più appropriato. Per uso privato puoi utilizzare come nome utente anche un soprannome; viceversa in campo lavorativo è bene usare un indirizzo: nome.cognome prima della @
➤ Priorità
Alcuni client di posta elettronica permettono di impostare dei livelli di priorità, che puoi utilizzare per segnalare l’importanza del tuo messaggio. Ognuno ritiene che il suo messaggio sia il più importante ma in realtà chi decide l’effettiva priorità è il destinatario.
Per questo motivo, ti consiglio di utilizzare questa funzione solo in caso di effettiva urgenza: al destinatario potrebbe non fare piacere scoprire che un messaggio segnato da te come prioritario in realtà non era poi così importante.
➤ Oggetto
Le parole inserite in questo campo sono quelle che vengono lette per prime. L’oggetto deve essere chiaro e esplicativo, in modo che il destinatario possa definire la priorità del tuo messaggio. Questo non significa scrivere un intero riassunto del messaggio né una descrizione troppo concisa del tipo “Una domanda”, “Un favore” o “Appuntamento?”. Chiarisci subito nel campo dell’oggetto di cosa tratterà il messaggio, in modo chiaro e sintetico.
- Oggetto predefinito: in alcuni casi l’oggetto da inserire è specificato nelle istruzioni per l’invio della mail. Per l’iscrizione ad un concorso, per esempio, o una richiesta di informazioni ad un ufficio particolare, oppure per l’annullamento di un servizio. È necessario attenersi alle indicazioni fornite, pena l’invalidità del messaggio.
➤ Struttura del testo
Se la messaggistica istantanea, trattandosi di una forma di comunicazione sincrona, permette un linguaggio meno accurato, la scrittura di un’email prevede alcune regole strutturali indispensabili alla sua efficacia.
- Individuare il tono appropriato
Quale rapporto hai con il destinatario? Qual’è il contesto della tua missiva?
Alcuni modi di dire perfettamente comprensibili in una cerchia di amici e/o conoscenti, potranno risultare incomprensibili ad un estraneo e creare persino equivoci poco graditi. Allo stesso modo, un lessico più o meno informale, dipenderà dalla confidenza reciproca.
- Lunghezza del testo
È fondamentale che il tuo testo contenga tutte le informazioni necessarie nel minor spazio possibile. Molte persone ricevono giornalmente un grandissimo numero di email e la loro lettura richiede tempo. Spesso vengono lette su smartphone e/o tablet: il tuo destinatario dovrebbe scorrere il meno possibile lo schermo per la sua lettura. Il messaggio dovrà essere breve e conciso, privo di informazioni non necessarie, arrivando direttamente al punto: in questo modo sarà accolto favorevolmente. Allo stesso tempo la forma espressiva deve essere chiara ed esauriente.
- Grammatica ed ortografia
Oggi utilizziamo la posta elettronica molto più spesso rispetto a qualche anno fa, e nelle circostanze più svariate. Ti capiterà di scrivere un’email in autobus o in treno. In queste situazioni è facile commettere errori di distrazione, ma questo non giustifica errori di battitura, sintattici o grammaticali. Attenzione alla punteggiatura: una serie di punti esclamativi per dare enfasi ad una frase, sono orribili ed inopportuni. Rileggere e verificare la correttezza di quello che si è scritto esprime anche rispetto nei confronti del destinatario, per non fargli perdere tempo nel tentativo di decifrare un messaggio pieno di errori. Strutturare il testo in paragrafi brevi, lo renderà di più immediata comprensione.
- Formattazione grafica
Ti consiglio di utilizzare il carattere predefinito, arricchendolo con grassetto, corsivo o sottolineatura. La stessa dimensione dei caratteri ed un unico colore renderanno il tuo testo più elegante. Limita l’uso delle abbreviazioni a quelle comunemente utilizzate nella stesura di un qualsiasi altro testo.
SI a:
q.b. ➝ quanto basta
c.v.d. ➝ come volevasi dimostrare
etc. o ecc. ➝ eccetera
NO a:
cmq, tvb, xché…
➤ Contenuto del testo
Inizia la tua email con una delle seguenti forme d’apertura, in base al grado della formalità:
- Egregio, Spettabile ➝ è l’appellativo più formale. Usalo rivolgendoti a persone che non conosci, soprattutto se di grado superiore.
- Gentile ➝ meno formale del precedente, è il più utilizzato in campo lavorativo. Usalo per mantenere un tono neutro, senza troppa riverenza.
- Caro/a, Carissimo/a ➝ lo utilizzerai quando scrivi ad un amico o conoscente con cui hai instaurato un tono confidenziale, reiterato nel tempo.
- Buongiorno, Buonasera, Salve ➝ sono formule sempre più utilizzate recentemente: educate e, allo stesso tempo, non troppo artificiose.
Dopo l’appellativo, seguito dal nome (nome e cognome, in caso formale) della persona a cui ti rivolgi, inserisci una virgola e vai a capo.
A questo punto presentati, se ti stai rivolgendo per la prima volta ad un interlocutore sconosciuto, altrimenti passa subito alla parte propositiva. Evita frasi quali: Le scrivo per… o Volevo domandarti… Sono inutilmente prolisse. Ricordi l’importanza della sintesi? Passa subito al dunque.
Cura il tuo linguaggio: usa termini accurati ma non inutilmente ricercati e desueti; evita le ripetizioni.
Per terminare, usa una delle seguenti formule:
- In attesa di riscontro, distinti/cordiali saluti ➝ chiusura formale
- Buona giornata, Buon proseguimento, Buon weekend… ➝ chiusura informale
- Un abbraccio, A presto, Un caro saluto, Non vedo l’ora di rivederti, Saluta i ragazzi da parte mia… ➝ chiusura confidenziale
RICORDA: la tua email non è il luogo più appropriato per inserire slogan e/o citazioni.
➤ Allegati
Nel caso di uno o più allegati, sarà bene citarli in un elenco, prima dei saluti. Molte persone, infatti, non si accorgono dei file allegati e non li scaricano. Preferisci il formato .pdf per i tuoi file (saranno leggibili da chiunque, mantenendo la stessa formattazione) e dimensioni ridotte: non dovrebbero mai superare il limite di 5Mb. I file vanno sempre inseriti dopo la firma.
➤ La firma
Non sottovalutarne l’importanza, darà quel tocco di classe che può fare la differenza. Puoi formattare la tua firma in HTML per un aspetto grafico più gradevole.
- Confidenziale ➝ puoi accompagnare il tuo nome con la miniatura di una fotografia; a tuo piacimento puoi utilizzare le tue iniziali. Inserisci anche il tuo recapito telefonico: sarà un comodo promemoria immediato per il tuo destinatario.
- Formale ➝ devi firmare con nome e cognome completo. Potrai inserire accanto la miniatura di una tua fotografia o un piccolo logo. Se rappresenti un’azienda o un ente, dovrai inserire anche il nome dell’azienda e il ruolo da te ricoperto. È necessario aggiungere tutti i tuoi recapiti: numero di telefono, email, sito web, link ai contatti social. Ogni recapito può essere preceduto o sostituito (nel caso di contatti social) da un’icona.
➤ Messaggio di risposta
Nel caso l’email originaria contenga più destinatari, puoi selezionare fra Rispondi a tutti o Rispondi al mittente. Pensa se la risposta interessa tutti i destinatari: è antipatico ricevere un alternarsi di risposte che non ci interessano individualmente.
L’oggetto sarà lo stesso dell’email originaria, preceduto da Re: Questa dicitura ha la finalità di indicare al destinatario che il messaggio è una risposta al messaggio originale. Se il destinatario risponde per una seconda volta comparirà invece Re: Re: e così via per ogni risposta. Per fare un po’ d’ordine conserva un solo Re:. È sufficiente ad indicare che si tratta di una risposta.
Questione analoga per quanto riguarda il testo citato appartenente alla email originale. In conversazioni particolarmente lunghe possono venirsi a creare veri e propri “mostri di testo”, composti da testi citati l’uno sull’altro. Anche in questo caso può essere una buona idea fare un po’ d’ordine di tanto in tanto, facendo però attenzione a non cancellare informazioni importanti, soprattutto se ti riferisci direttamente a esse nella risposta.
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A questo punto hai tutte le informazioni necessarie per la stesura perfetta della tua email.
Se ti sembra un’operazione troppo complicata, puoi rivolgerti al mio studio [studio@marialberti.it]. Sarò disponibile per comporre la tua email nel modo migliore e creare la tua firma che potrai utilizzare anche nei tuoi messaggi futuri.